Tiến trình cải tiến theo DMAIC

DMAIC là 5 bước của 1 dự án Lean Six Sigma - ITVC Toàn Cầu xin giới thiệu nội dung thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Define (xác định)

là giai đoạn khởi đầu của quá trình cải tiến. Đây là bước xác định mục tiêu mà nhà quản lý mong đợi đạt được thông qua dự án cải tiến. Đối với các công ty, cần phải xác định được 3 yếu tố cơ bản sau:

• Khách hàng của công ty là ai và họ cần gì ở chúng ta? Các yêu cầu cơ bản của khách hàng là gì?
• Sơ đồ quá trình hoạt động của chúng ta như thế nào?
• Hiện trạng của các quá trình - Chúng ta muốn cải tiến các chỉ số năng suất, chất lượng như thế nào? phạm vi của dự án liên quan đến những bộ phận hay quá trình nào? Các nguồn lực cần có là gì?

Đầu ra của bước Define là

• Vấn đề cần cải tiến
• Mục tiêu & phạm vi cải tiến
• Bảng đăng ký dự án cải tiến
• Phê duyệt dự án và sự hỗ trợ của lãnh đạo

Bước 2: Measure (Đo lường)

là giai đoạn đánh giá trên cơ sở lượng hoá năng lực hoạt động của quá trình . Trên cở và phân tích dữ liệu hoạt động, chúng ta sẽ đánh giá được năng lực của quá trình đang ở mức độ chất lượng nào (mức Sigma). Trong toàn bộ dây chuyền sản xuất, năng lực của từng khâu như thế nào? Trong quá trình đo lường này chúng ta cần nhận dạng và đo lường được giá trị của các yếu tố (biến số) có tác động đến sự ổn định và khả năng đáp ứng các yêu cầu của quá trình.

Đầu ra của bước đo lường là

• Bảng mô tả quá trình (lưu đồ quá trình)
• Kết quả phân tích hệ thống đo lường
• Kết quả phân tích năng lực công đoạn & đánh giá thực trạng
• Xác nhận và sự hỗ trợ của lãnh đạo

Bước 3: Analyze (Phân tích)

là bước đánh giá nguyên nhân chủ yếu tác động vào quá trình (nguyên nhân gốc), tìm ra các khu vực trọng yếu để cải tiến. Các biến động đến quá trình cần được phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng của nó đến quá trình. Các giải pháp loại trừ các biến động chủ yếu cần được xác định.

Đầu ra của bước phân tích gồm

• Danh sách các nguyên nhân tiềm tàng
• Điều tra về nguyên nhân gốc
• Các yếu tố cần cải tiến
• Xác nhận nguyên nhân gốc, các yếu tố cần cải tiến và sự hỗ trợ của lãnh đạo

Bước 4: Improve (Cải tiến)

là bước thiết kế và triển khai các giải pháp cải tiến nhằm loại trừ các bất hợp lý, loại trừ các biến động chủ yếu tại các khu vực trọng yếu (đã được xác định ở bước 3). Trong bước này, nếu cần thiết, chúng ta phải tiến hành một số kiểm tra thực tế để đánh giá kết quả cải tiến có đạt được kết quả đã định (bước 1) hay không.

Đầu ra của bước cải tiến là

• Danh sách các giải pháp khả thi
• Lựa chọn và thử nghiệm các giải pháp
• Xây dựng kế hoạch thực hiện
• Xác nhận kết quả cải tiến và sự hỗ trợ của lãnh đạo

Bước 5: Control ( Kiểm soát )

là bước phổ biến, triển khai các cải tiến áp dụng vào quá trình , đánh giá kết quả, chuẩn hoá các cải tiến vào các băn bản quy trình và theo dõi hiệu quả hoạt động.

Đầu ra của bước kiểm soát là

• Kế hoạch kiểm soát các hoạt động cải tiến
• Thực hiện giải pháp cải tiến trên diện rộng
• Bàn giao dự án cho các bộ phận chức năng
• Xác nhận hiệu quả & kết thúc dự án

Các bước DMAIC triển khai tại công ty tập trung vào ba hoạt động cơ bản sau

Cải tiến quá trình

Cải tiến nâng cao năng lực của quá trình hiện có, ví dụ từ mức sigma thấp lên cao khi chỉ số phù hợp. Cần xác định hiện trạng và số lỗi trên một triệu cơ hội (DPMO), rồi phân tích biến động từ con người, máy móc, vật liệu, phương pháp và thông tin. Mục tiêu là giảm lỗi và tăng năng lực; kết quả phụ thuộc quá trình và hiệu quả giải pháp.

Thiết kế lại quá trình

Quá trình hiện có có thể đạt giới hạn thực tế mà cải tiến từng phần không khắc phục được. Không có mức trần chung 4,6 hoặc 4,7 sigma. Thiết kế lại quy mô lớn có thể cần công nghệ, phương pháp khác và cách tiếp cận như DMADV. Phải chuyển yêu cầu khách hàng thành thiết kế quá trình hoặc sản phẩm mới và xác minh đáp ứng yêu cầu.

Quản lý quá trình

sau khi cải tiến hay thiết kế lại sản xuất thì công việc tiếp theo của nhà quản lý là phải duy trì hệ thống hoạt động ổn định theo những điều kiện mới đã được cải tiến hay thiết kế lại. Công việc tập trung vào việc duy trì trạng thái ổn định của quá trình nằm trong giới hạn cho phép cũng như thấy các quy luật biến động và phát triển của hệ thống.

ASQ - DMAIC process