Các giai đoạn xây dựng HACCP

Sự hỗ trợ của ITVC Toàn Cầu tập trung chủ yếu vào công tác tư vấn, đào tạo và hướng dẫn cho Quý doanh nghiệp (Sau đây gọi tắt là: "Công ty") trong việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý theo các yêu cầu của tiêu chuẩn HACCP

Việc xây dựng hệ thống văn bản sẽ bao gồm 4 giai đoạn như sau và các giai đoạn này có thể sẽ gối lên nhau tại những thời điểm nhất định của dự án:

1. Giai đoạn 1 - Chuẩn bị

1.1. Sự cam kết của lãnh đạo.

Lãnh đạo cam kết và thống nhất phạm vi hệ thống trên cơ sở xem xét hiện trạng quản lý, vai trò an toàn thực phẩm và chất lượng, định hướng doanh nghiệp và lợi ích dài hạn. Triển khai hệ thống là cơ hội cải tiến quản lý hoạt động.

1.2 Lập kế hoạch thực hiện, Bổ nhiệm Trưởng nhóm HACCP, thành lập ban chỉ đạo HACCP.

Lãnh đạo doanh nghiệp phải tiến hành lập kế hoạch thực hiện, chuẩn bị về nguồn lực (tài chính, nhân lực, thời gian...), tiến hành bổ nhiệm Trưởng nhóm HACCP, thành lập ban chỉ đạo HACCP. Thành phần và nhiệm vụ của các ban này cụ thể như sau:

Trưởng nhóm HACCP với chức năng sau:

• Cộng tác chặt chẽ với cơ quan tư vấn về các vấn đề: đào tạo, xây dựng hệ thống Vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP.
• Đại diện cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến mọi công việc xây dựng, duy trì, cải tiến hệ thống Vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Phối hợp với các phòng ban để triển khai thực hiện các công việc có liên quan đến kế hoạch xây dựng hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm, chủ trì và điều hành Ban chỉ đạo hệ thống.
• Báo cáo việc thực hiện hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP lên ban lãnh đạo của Công ty để xem xét làm cơ sở cải tiến hệ thống.

Trưởng nhóm HACCP cần năng lực, thẩm quyền và khả năng tiếp cận lãnh đạo phù hợp. Một số doanh nghiệp giao phó giám đốc phụ trách nhưng chức danh này không bắt buộc. Có thể bố trí trợ lý nếu cần; trách nhiệm lãnh đạo nhóm an toàn thực phẩm và duy trì, cải tiến hệ thống tiếp tục sau dự án.

Ban chỉ đạo HACCP với các chức năng sau:

• Phân tích thực trạng.
• Cùng lãnh đạo xây dựng chính sách an toàn thực phẩm.
• Lập kế hoạch chi tiết cho dự án hệ thống quản lý.
• Tập hợp các quy định, nội quy, tài liệu hiện có của công ty.
• Biên tập và viết các quy trình, thủ tục quản lý theo sự hướng dẫn của tư vấn.
• Phối hợp với tư vấn để hoàn thiện các văn bản cho phù hợp với hoạt động của công ty.
• Phối hợp với ban chỉ đạo để hướng dẫn triển khai và áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc đã xây dựng.
• Hiệu chỉnh và soát xét các quy trình, quy định, các hướng dẫn công việc.
• Phối hợp với bên Tư vấn để tiến hành công tác xây dựng, áp dụng hệ thống và tổ chức các khoá đào tạo cho cán bộ, công nhân viên.
• Phân bổ nguồn lực, điều phối, phân công công việc của dự án cho các đơn vị.
• Theo dõi và kiểm tra dự án.
• Triển khai áp dụng các quy trình, quy định, các hướng dẫn công việc trong hệ thống.
• Phát hiện các vấn đề không phù hợp trong quá trình thực hiện các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, phục vụ cho việc hiệu chỉnh và hoàn thiện hệ thống.
• Báo cáo thường xuyên cho Trưởng nhóm HACCP và cho Ban Giám Đốc về việc áp dụng và duy trì hệ thống.

Ban dự án có thể gồm trưởng bộ phận, giám đốc, quản đốc và tổ trưởng để điều phối triển khai. Cơ cấu dự án tạm thời có thể thay đổi sau khi hoàn thành, nhưng trách nhiệm thường xuyên của nhóm an toàn thực phẩm vẫn phải được phân công rõ.

1.3 Khảo sát thực trạng

ITVC Toàn Cầu sẽ tiến hành khảo sát thực trạng hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm hiện hành, hệ thống nhà xưởng, thiết bị của Công ty, nhằm nắm bắt được tổng quan tình hình quản lý thực tế và xác định mức độ không phù hợp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP, làm cơ sở cho việc thiết kế hệ thống và lập kế hoạch hành động chi tiết.

Việc đánh giá thực trạng được tiến hành bởi các chuyên gia về hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP và chuyên gia kỹ thuật am hiểu lĩnh vực hoạt động của Công ty.

1.4 Tiến hành đào tạo nhận thức về hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP trong doanh nghiệp.

ITVC Toàn Cầu sẽ tiến hành Đào tạo nhận thức về hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP nhằm giúp cho các cán bộ công nhân viên của Công ty nắm bắt được các khái niệm, hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm, các điều kiện tiên quyết GMP, SSOP khi xây dựng Hệ thống an toàn vệ sinh thực phẩm, bộ tiêu chuẩn HACCP và các yêu cầu của tiêu chuẩn. Sau khóa đào tạo này các cán bộ của Công ty hoàn toàn có thể sẵn sàng tham gia vào các hoạt động xây dựng hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP và duy trì hệ thống sau này.

2. Giai đoạn 2: - Xây dựng hệ thống văn bản

2.1 Đào tạo cách thức xây dựng hệ thống văn bản

ITVC Toàn Cầu sẽ tiến hành Đào tạo cách thức xây dựng hệ thống văn bản, các kỹ năng, phương pháp viết văn bản cho ban chỉ đạo và ban soạn thảo hệ thống. Từ đó phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên dựa trên kế hoạch hành động chi tiết.

2.2 Xây dựng hệ thống văn bản

ITVC hướng dẫn biên soạn sổ tay khi hữu ích, quy trình, quy định, hướng dẫn và biểu mẫu phù hợp yêu cầu đã thống nhất và mô hình quản lý của doanh nghiệp.

• Hướng dẫn chỉnh sửa các văn bản cũ và viết các văn bản mới của hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm cho Ban soạn thảo của Công ty.
• Tổng hợp hệ thống văn bản đã xây dựng, chuẩn bị cho công tác phê duyệt, ban hành.

3. Giai đoạn 3 - Triển khai áp dụng

3.1 Phê duyệt ban hành và triển khai áp dụng hệ thống văn bản

Sau khi tổng hợp, xem xét, hiệu chỉnh hệ thống văn bản, ITVC Toàn Cầu sẽ hướng dẫn Công ty phê duyệt và ban hành hệ thống văn bản.

• Hướng dẫn các phòng ban, bộ phận trong Công ty áp dụng hệ thống một cách đồng bộ và hiệu quả.
• Hỗ trợ các trưởng bộ phận, các cán bộ chủ chốt trong Công ty theo dõi và kiểm tra việc áp dụng hệ thống, nhằm đảm bảo rằng các công việc thực hiện tại mọi vị trí được tuân thủ theo hệ thống văn bản đã ban hành.

3.2 Đánh giá nội bộ HACCP

ITVC Toàn Cầu sẽ tiến hành Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ về HACCP cho Công ty. Đánh giá nội bộ là công cụ hữu hiệu của các nhà quản lý nhằm tự kiểm tra và hoàn thiện hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm của chính doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ HACCP là những cán bộ có năng lực và uy tín trong Công ty, để thực hiện công tác giám sát, đánh giá việc áp dụng hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm của cán bộ nhân viên trong Công ty.

ITVC Toàn Cầu sẽ hướng dẫn và cùng phối hợp với các chuyên gia đánh giá nội bộ của Công ty lập kế hoạch và tiến hành các đợt đánh giá nội bộ để tìm ra những điểm phù hợp và không phù hợp của hệ thống. Qua đánh giá nội bộ, ITVC Toàn Cầu sẽ có các biện pháp khắc phục, phòng ngừa và đưa ra các phương án cải tiến cần thiết nhằm hoàn chỉnh hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm của Công ty. Đồng thời qua các cuộc đánh giá nội bộ HACCP này ITVC Toàn Cầu sẽ hỗ trợ Công ty trong công tác đánh giá, xem xét năng lực của từng vị trí, thông qua chức năng nhiệm vụ và năng lực của các vị trí.

Hướng dẫn ban lãnh đạo Công ty tiến hành các cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

4. Giai đoạn 4 : Xin cấp chứng nhận cho hệ thống

• ITVC Toàn Cầu sẽ hỗ trợ Công ty thu thập thông tin về các cơ quan đánh giá, đưa ra các tiêu chí và hỗ trợ ban lãnh đạo đàm phán, lựa chọn tổ chức chứng nhận.
• Hướng dẫn Công ty tiến hành các thủ tục xin đánh giá chứng nhận.
• Hỗ trợ xem xét mức độ sẵn sàng hoặc đánh giá sơ bộ khi phù hợp, bảo đảm vai trò độc lập của tổ chức chứng nhận.
• Cùng với ban lãnh đạo Công ty xem xét các kết quả của cuộc đánh giá sơ bộ đồng thời tiến hành ngay các hành động khắc phục, phòng ngừa.
• Hướng dẫn Công ty trong việc chuẩn bị thoả đáng cho cuộc đánh giá chính thức tại cơ sở của tổ chức chứng nhận.
• Tham gia với tư cách tư vấn khi được phép và hỗ trợ xử lý sự không phù hợp; quyết định chứng nhận thuộc tổ chức chứng nhận độc lập.