Cách thiết lập kế hoạch kiểm soát (Control Plan)

Trước hết, ta cần hiểu kế hoạch kiểm soát là gì và khi nào nó được áp dụng?

Kế hoạch kiểm soát là một mô tả được văn bản hóa  về hệ thống các kiểm soát cho quá trình và sản phẩm. Nó cung cấp một mô tả tóm tắt bằng văn bản về hệ thống được sử dụng để giảm thiểu biến động của quá trình và sản phẩm. Các bản vẽ phác thảo, khi cần thiết, có thể được đính kèm với Kế hoạch kiểm soát cho mục đích minh họa. Tuy nhiên, CP không thay thế các thông tin trong hướng dẫn vận hành chi tiết.

Trên thực tế, Kế hoạch kiểm soát mô tả các hành động cần thiết ở mỗi giai đoạn của quá trình, bao gồm từ khi tiếp nhận nguyên vật liệu đến khi giao hàng. Trong quá trình sản xuất thông thường, Kế hoạch kiểm soát cung cấp các phương pháp giám sát và kiểm soát quá trình sẽ được sử dụng để kiểm soát các đặc tính của sản phẩm và công đoạn. Do các quá trình trong dây chuyền sản xuất ​​sẽ liên tục được cải tiến và cập nhật để đáp ứng các nhu cầu mới, Kế hoạch kiểm soát sẽ là tài liệu phản ánh các thay đổi này đối với các điều kiện của quá trình. Kế hoạch kiểm soát giúp chúng ta đảm bảo rằng chất lượng được duy trì trong một quá trình bằng cách thiết lập một tiêu chuẩn để kiểm tra chất lượng và giám sát quá trình.

Kế hoạch kiểm soát được duy trì và sử dụng trong suốt vòng đời sản phẩm. Mục đích của nó trong giai đoạn đầu của vòng đời sản phẩm là ghi lại kế hoạch ban đầu để kiểm soát quá trình. Sau đó, nó hướng dẫn chúng ta cách thức để kiểm soát quá trình và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Một Kế hoạch kiểm soát duy nhất có thể áp dụng chung cho một nhóm hoặc một dòng sản phẩm được sản xuất theo cùng một dòng chảy công đoạn.

Cuối cùng, Kế hoạch kiểm soát phải là một tài liệu sống, nó phản ánh các phương pháp kiểm soát hiện tại và hệ thống đo lường được sử dụng. Kế hoạch kiểm soát được cập nhật khi hệ thống đo lường và phương pháp kiểm soát được đánh giá và cải thiện.

IATF 16949 yêu cầu Kế hoạch kiểm soát bao gồm các kiểm soát được sử dụng để kiểm soát quá trình sản xuất, bao gồm xác minh thiết lập công việc, xác nhận sản phẩm đầu tiên / cuối cùng (first-off/last-off), phương pháp giám sát kiểm soát được thực hiện theo các đặc tính đặc biệt (Special characteristic - SC), các thông tin theo yêu cầu của khách hàng (nếu có) và một kế hoạch ứng phó được đưa ra khi phát hiện sự không phù hợp hoặc khi quá trình trở nên không ổn định về mặt thống kê hoặc không có khả năng thống kê.

Các yêu cầu cụ thể được nêu trong phụ lục A của IATF 16949.

Thông thường - Kế hoạch kiểm soát bao gồm ba giai đoạn riêng biệt, đó là:

• Giai đoạn sản xuất hàng nguyên mẫu (prototype) - mô tả các phép đo kích thước, vật liệu và kiểm tra hoạt động / chức năng sẽ được thực hiện trong quá trình sản xuất hàng nguyên mẫu. Nếu khách hàng yêu cầu, tổ chức có thể phát triển Kế hoạch kiểm soát cho giai đoạn này.
• Giai đoạn sản xuất thử (Pre-launch) - ở giai đoạn này, trước khi thực hiện sản xuất, tổ chức phải lập 1 bảng kế hoạch kiểm soát – trong đó mô tả về các kiểm soát quá trình, các phép đo kích thước, vật liệu và kiểm tra hoạt động /chức năng sẽ được thực hiện. Các thông số về sản xuất và kiểm tra sẽ được thu thập để phục vụ lập PPAP (hồ sơ xin phê duyệt sản xuất sản phẩm hàng loạt – phê duyệt bởi khách hàng).
• Giai đoạn sản xuất hàng loạt (Production) - ở giai đoạn này, trước khi thực hiện sản xuất, tổ chức phải lập 1 bảng kế hoạch kiểm soát – trong đó mô tả về đặc tính sản phẩm và quá trình, kiểm soát quá trình, thử nghiệm và hệ thống đo lường được sử dụng trong sản xuất hàng loạt.

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải xem xét Kế hoạch kiểm soát trong các trường hợp khi:

• Tổ chức xác định rằng họ đã giao sản phẩm không phù hợp cho khách hàng
• Khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra ảnh hưởng đến sản phẩm hoặc quá trình
• Sau khi khách hàng khiếu nại và thực hiện các hành động khắc phục liên quan
• Xem xét lại với tần suất cụ thể được thiết lập dựa trên việc phân tích rủi ro

Trong một số trường hợp, tổ chức cần phải được sự chấp thuận của khách hàng sau khi xem xét hoặc sửa đổi Kế hoạch kiểm soát.

Việc xây dựng Kế hoạch kiểm soát đòi hỏi một nhóm đa ngành (nhân sự đến từ nhiều phòng ban /bộ phận) và sử dụng tất cả các thông tin có sẵn để hiểu rõ hơn về quá trình, như:

• Sơ đồ quá trình (PFD)
• FMEA
• Bài học từ việc phát triển những sản phẩm tương tự
• Đội ngũ với kiến ​​thức chuyên sâu về quá trình sản xuất & kiểm tra
• Thông tin từ việc xem xét thiết kế
• Các phương pháp tối ưu hóa

Ngoài ra, Phụ lục A của tiêu chuẩn xác định nội dung tối thiểu của Kế hoạch kiểm soát và thông tin cần có được chia thành các nhóm sau:

• Các dữ liệu chung
• Các thông tin về kiểm soát sản phẩm
• Các thông tin về kiểm soát quá trình
• Các phương pháp thực hiện
• Kế hoạch ứng phó với các sự không phù hợp hoặc biến động của quá trình.

Khi đánh giá nội bộ / đánh giá bên ngoài (2nd audit / 3rd audit) - chúng ta thường gặp 12 lỗi cơ bản của control plan như sau:

• Không điền đúng giai đoạn lập control plan (VD: tick vào ô Prototype trong khi Control plan đã áp dụng cho quá trình sản xuất hàng loạt)
• Control plan không được cập nhật (khi có sai lỗi, có 4M, ECO...)
• Các công đoạn không đúng với Lưu đồ công đoạn (process flow diagram - PFD) đã thiết lập (sai về trình tự / thiếu công đoạn...).
• Liệt kê thiếu thiết bị chính để thực hiện công đoạn
• Xác định sai / thiếu các đặc tính sản phẩm
• Xác định sai / thiếu các đặc tính công đoạn
• Không đánh dấu các đặc tính đặc biệt (SC) / trọng điểm chất lượng (CTQ)
• Dung sai về thông số đặc tính công đoạn, đặc tính sản phẩm không đúng với quy định của bản vẽ.
• Kỹ thuật đánh giá / đo lường không phù hợp với thực tế.
• Tần suất và kích thước mẫu không phù hợp với thực tế / quy định khác của công ty.
• Phương pháp kiểm soát hiện tại không đúng /không phù hợp với thực tế / quy định khác của công ty. Đặc biệt với các đặc tính SC - không nêu rõ các phương pháp thống kê được áp dụng.
• Kế hoạch ứng phó với các điểm không phù hơp, các biến động của quá trình không hiệu quả (viết chung chung là dừng gọi chờ, báo cấp trên... không có giải pháp cụ thể cho các tình huống), thực tế đã xảy ra tình huống cần thực hiện ứng phó theo kế hoạch nhưng không có hồ sơ / bằng chứng về việc tuân thủ control plan cho hoạt động này.