Điều kiện áp dụng ISO 9001

Trong thực tế, có một số điều kiện áp dụng ISO 9001 cần thiết như sau:

1 - Cam kết của ban lãnh đạo doanh nghiệp:

• Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9001.
• Đây là điều kiện tiên quyết để áp dụng ISO 9001, nếu thiếu điều kiện này, tổ chức không thể áp dụng thành công ISO 9001. Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện sự lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng bằng cách cung cấp đầy đủ nguồn lực để vận hành hệ thống, thiết lập chính sách & mục tiêu chất lượng, phân công trách nhiệm quyền hạn, đảm bảo hệ thống đạt kết quả dự kiến, hỗ trợ và khuyến khích sự tham gia của mọi người, thúc đẩy văn hóa cải tiến.

2 - Yếu tố con người:

• Phải có đội ngũ nhân sự ở tất cả các cấp có đủ năng lực để đảm bảo vận hành hiệu quả các quá trình.
• Sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng giữ vai trò quyết định.

3 - Công nghệ, thiết bị: 

• Đây là một điều kiện quan trọng để áp dụng ISO 9001 - Tổ chức muốn tạo ra sản phẩm / dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng phải có năng lực về thiết bị và công nghệ đáp ứng yêu cầu. Nếu không đủ năng lực này - tổ chức sẽ không thể vận hành hệ thống sản xuất tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Đây là một nguồn lực quan trọng, đóng vai trò then chốt để vận hành thành công hệ thống quản lý chất lượng.
• Để đáp ứng và duy trì hệ thống thiết bị công nghệ đáp ứng yêu cầu, tổ chức phải tập trung nguồn lực để đầu tư máy móc thiết bị cần thiết, đồng thời áp dụng chương trình bảo trì, bảo dưỡng thiết bị phù hợp để duy trì năng suất toàn diện cho hệ thống sản xuất.

4 - Qui mô của doanh nghiệp:

• Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống quản lý cơ bản, cần thiết cho mọi tổ chức và có thể áp dụng phù hợp cho mọi lĩnh vực và quy mô hoạt động.
• Với các tổ chức có quy mô nhỏ - phải thiết lập hệ thống với các quá trình phù hợp để vận hành, tránh áp dụng hệ thống cồng kềnh, nhiều thủ tục hành chính và không hiệu quả.
• Đối với các tổ chức có quy mô lớn như các tập đoàn lớn - phải hoạch định mô hình quản lý rõ ràng theo các quá trình, phân tầng và phạm vi cho các quá trình phù hợp để đảm bảo có sự tương tác hiệu quả giữa các quá trình, thể hiện mối liên hệ và sự hỗ trợ giữa các quá trình - tạo nên kết quả tổng thể của tổ chức.

5 - Kiến thức và kinh nghiệm triển khai phù hợp:

• Để thiết lập và áp dụng ISO 9001, không nhất thiết phải thuê tư vấn.
• Nếu tổ chức có nguồn lực nội bộ (nhân lực) có đủ năng lực - có thể tự thiết lập và áp dụng hệ thống. Tuy nhiên, sẽ có một số khó khăn đối với việc triển khai nội bộ đó là "bụt chùa nhà không thiêng" hoặc người được giao trách nhiệm có kiến thức tốt, nhiệt tình nhưng thiếu kinh nghiệm triển khai hệ thống dẫn đến lúng túng khi gặp những tình huống khó, bị trôi tiến độ do không thiếu sót trong kiểm soát tiến độ...
• Nếu tổ chức không có nguồn lực nội bộ đáp ứng yêu cầu - nên thuê đơn vị tư vấn để thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Khi đó, kiến thức và kinh nghiệm của tư vấn sẽ đóng vai trò quan trọng đối với mức độ thành công trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 tại các tổ chức. Các chuyên gia tư vấn giúp công ty xây dựng hệ thống quản l‎ý chất lượng một cách nhanh chóng, sát với thực tế sản xuất kinh doanh, tuân thủ đầy đủ các yêu cầu và từ đó giúp Doanh nghiệp áp dụng Hệ thống quản lý một cách hiệu quả. Do vậy, các tổ chức phải tìm hiểu và lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp để đảm bảo sự thành công của dự án.

Một số "mẹo" nhỏ để giúp bạn lựa chọn tổ chức tư vấn ISO 9001:

Năng lực pháp lý

Phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam

Năng lực tài chính

Thông tin tài chính, bao gồm doanh thu và mức độ ổn định tài chính, có thể là một căn cứ để xem xét nguồn lực thực hiện dự án của đơn vị tư vấn. Tuy nhiên, doanh thu không tự chứng minh chất lượng tư vấn; cần kết hợp đánh giá năng lực, kinh nghiệm phù hợp và các dự án tham chiếu đã được xác minh.

Kinh nghiệm

Nên xem xét thời gian hoạt động, các dự án đã thực hiện và kinh nghiệm trong lĩnh vực của doanh nghiệp. Cần xác minh các khách hàng tham chiếu và vai trò của chuyên gia dự kiến tham gia. Hãy đánh giá năng lực thực tế và kết quả dự án thay vì chỉ dựa vào quảng cáo hoặc tuổi đời của đơn vị tư vấn.

Tổ chức thực hiện dự án

Cần làm rõ ai tham gia dự án, vai trò và năng lực của từng người, cách theo dõi tiến độ và quản lý chất lượng. Dù đơn vị tư vấn lớn hay nhỏ, dự án vẫn cần trách nhiệm rõ ràng, cơ chế phối hợp và giám sát phù hợp.

Chi phí dự án

Khi nhận được báo giá thấp bất thường, cần so sánh kỹ phạm vi, sản phẩm bàn giao, thời lượng chuyên gia, mức hỗ trợ triển khai và các nội dung loại trừ. Chỉ lựa chọn theo giá có thể khiến nhu cầu quan trọng chưa được đáp ứng hoặc phát sinh thêm chi phí về sau.