Để hỗ trợ cho việc chuẩn bị đánh giá SMETA tại hiện trường, các đánh giá viên sẽ cung cấp một danh sách các tài liệu điển hình được yêu cầu nhà máy chuẩn bị sẵn sàng để cung cấp cho họ trong ngày đánh giá. Danh sách này phải được gửi trong khoảng thời gian đủ để chuẩn bị các tài liệu cần thiết trước khi đánh giá.

Gửi tới các nhà cung cấp:

Đánh giá viên sẽ kiểm tra một số hoặc tất cả những điều sau đây, hãy chuẩn bị nếu có thể:

- Sơ đồ mặt bằng nhà máy.

- Luật và các quy định áp dụng

- Hợp đồng lao động.

- Cẩm nang cho nhân viên (điều khoản và điều kiện làm việc).

- Thỏa thuận thương lượng tập thể (CBA) – có các thông tin chi tiết.

- Một danh sách tất cả các hóa chất và dung môi được sử dụng tại nhà máy.

- Giấy phép các loại, giấy phép hoạt động, Giấy chứng nhận hoạt động, vv

- Báo cáo kiểm tra của đơn vị quản lý nhà nước, ví dụ như vệ sinh môi trường, an toàn cháy nổ, an toàn kết cấu, tuân thủ môi trường, vv

- Hồ sơ kiểm tra máy móc / dịch vụ

- Hồ sơ tai nạn và thương tích

       + Các chi tiết của hầu hết các vấn đề chung

       + Thông tin chi tiết của bất kỳ vấn đề nghiêm trọng

- Quy trình ứng phó với hành động khẩn cấp

- Kế hoạch sơ tán

Lưu ý: Các tài liệu trên cần được chuẩn bị sẵn sàng để xem xét trong cuộc khảo sát hiện trường tại nhà máy. Nó cũng hữu ích nếu nhà máy có thể ghi chú bao nhiêu nhân viên làm việc tại từng khu vực để giúp lựa chọn số lượng nhân viên để phỏng vấn.

- Thời gian làm việc thống kê trong 12 tháng gần nhất.

- Hồ sơ về tiền lương cho 12 tháng gần nhất.

- Tỷ lệ hồ sơ mảnh trong 12 tháng qua (nếu có).

- Bảo hiểm, thuế và các khoản thu khác theo yêu cầu

  Chi tiết (loại chính sách, ngày có hiệu lực đến, tên công ty)

- Các hồ sơ liên quan đến sản xuất

- Biên bản cuộc họp của Ủy ban hỗn hợp về sức khỏe và an toàn hoặc các vấn đề khác

- Báo cáo đánh giá về đạo đức kinh doanh của lần đánh giá trước, nhật ký hành động khắc phục, đánh giá nội bộ.

Chính sách của công ty về:

- Lao động trẻ em.

- Tiền lương và giờ làm việc

- Kỷ luật

- Lợi ích và các khoản phụ cấp

- Sức khỏe & An toàn

- Môi trường

- Đào tạo

- Phân biệt đối xử và quấy rối tại nơi làm việc

- Lao động nội bộ, lao động bên ngoài, và thầu phụ

- Các loại khác