Sử dụng công cụ phân tích SWOT trong ISO 9001:2015

Khái niệm chung: SWOT là gì?

SWOT là tập hợp viết tắt của những chữ cái tiếng Anh: Strengths (Điểm mạnh); Weakness (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức) - là mô hình nổi tiếng trong phân tích kinh doanh của doanh nghiệp.

Bối cảnh phát triển được bài gốc giới thiệu

Vào những năm 1960 đến năm 1970, Viện Nghiên cứu Standford, Menlo Park, California đã tiến hành một cuộc khảo sát tại hơn 500 công ty có doanh thu cao nhất do Tạp chí Fortune bình chọn, nhằm mục đích tìm ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Nhóm nghiên cứu gồm các nhà kinh tế học Marion Dosher, Ts. Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert F. Stewart và Birger Lie đã đưa ra "Mô hình phân tích SWOT" nhằm mục đích tìm hiểu quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp, tìm ra giải pháp giúp các nhà lãnh đạo đồng thuận và tiếp tục thực hiện việc hoạch định, thay đổi cung cách quản lý.

Công trình nghiên cứu này được thực hiện trong 9 năm, với hơn 5000 nhân viên làm việc cật lực để hoàn thành bản thu thập ý kiến gồm 250 nội dung thực hiện trên 1100 công ty, đơn vị. Kết thúc, nhóm nghiên cứu này đã tìm ra 7 vấn đề chính trong việc tổ chức, điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Đã xác định ra "Chuỗi lôgíc", hạt nhân của hệ thống như sau:

1. Values (Giá trị);
2. Appraise (Đánh giá);
3. Motivation (Động cơ);
4. Search (Tìm kiếm);
5. Select (Lựa chọn);
6. Programme (Lập chương trình);
7. Act (Hành động);
8. Monitor and repeat steps 1, 2 and 3 (Giám sát và lặp lại các bước 1, 2 và 3).

Nhóm nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Standford cho rằng, nên bắt đầu bước thứ nhất bằng cách yêu cầu đánh giá ưu điểm và nhược điểm của doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp nên bắt đầu hệ thống này bằng cách tự đặt câu hỏi về những điều "tốt" và "xấu" cho hiện tại và tương lai. Những điều "tốt" ở hiện tại là "Những điều hài lòng" (Satisfactory), và những điều "tốt" trong tương lai được gọi là "Cơ hội" (Opportunity); những điều "xấu" ở hiện tại là "Sai lầm" (Fault) và những điều "xấu" trong tương lai là "Nguy cơ" (Threat). Công việc này được gọi là phân tích SOFT. Năm 1964, nhóm nghiên cứu quyết định đổi chữ F thành chữ W và từ đó SOFT đã chính thức được đổi thành SWOT.

Phân tích SWOT là một trong 05 bước hình thành chiến lược sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, bao gồm: xác lập tôn chỉ của doanh nghiệp, phân tích SWOT, xác định mục tiêu chiến lược, hình thành các mục tiêu và kế hoạch chiến lược, xác định cơ chế kiểm soát chiến lược.

Vận dụng SWOT trong hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001:2015 yêu cầu xem xét bối cảnh tổ chức và các rủi ro, cơ hội liên quan. SWOT là một công cụ có thể hỗ trợ; tiêu chuẩn không bắt buộc dùng SWOT cho từng quá trình hoặc quy định phải áp dụng riêng phương pháp này.

Do đó Công cụ SWOT là công cụ hữu hiệu để đáp ứng cho quá trình áp dụng ISO 9001:2015.

Sáu lĩnh vực có thể xem xét khi phân tích SWOT

• Sản phẩm
• Quá trình
• Khách hàng
• Phân phối
• Tài chính
• Quản lý

Ý nghĩa của các thành phần:

Điểm yếu

• Những tính cách không phù hợp với công việc, những thói quen làm việc tiêu cực.
• Thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp.
• Thiếu sự đào tạo chính quy, bài bản.
• Hạn chế về các mối quan hệ.
• Thiếu sự định hướng hay chưa có mục tiêu rõ ràng.
• Kỹ năng nghề nghiệp chưa cao.

Điểm mạnh

Điểm mạnh (duy trì, xây dựng và làm đòn bẩy), là những tố chất nổi trội xác thực và rõ ràng. Bao gồm:

• Trình độ chuyên môn
• Các kỹ năng có liên quan, kinh nghiệm công tác
• Có nền tảng giáo dục tốt
• Có mối quan hệ rộng và vững chắc
• Có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc
• Có khă năng phản ứng nhạy bén nhanh đối với công việc

Cơ hội

Cơ hội (đánh giá một cách lạc quan), là những sự việc bên ngoài không thể kiểm soát được, chúng có thể là những đòn bẩy tiềm năng mang lại nhiều cơ hội thành công, bao gồm:

• Các xu hướng triển vọng.
• Nền kinh tế phát triển bùng nổ.
• Cơ hội nghề nghiệp mới rộng mở.
• Một dự án đầy hứa hẹn được giao phó.
• Học hỏi được những kỹ năng hay kinh nghiệm mới.
• Sự xuất hiện của công nghệ mới.
• Những chính sách mới được áp dụng.

Thách thức

Thách thức (các trở ngại), là những yếu tố gây ra các tác động tiêu cực cho sự nghiệp, mức độ ảnh hưởng của chúng còn tùy thuộc vào những hành động ứng biến. Các thách thức hay gặp là:

• Sự cơ cấu và tổ chức lại ngành nghề.
• Những áp lực khi thị trường biến động.
• Một số kỹ năng trở nên lỗi thời.
• Bạn không sẵn sàng với phát triển của công nghệ.
• Sự cạnh tranh gay gắt, với công ty cũng như với cá nhân.

Thực thi mô hình SWOT

1. Lập một bảng gồm bốn ô, tương ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT.
2. Trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng càng tốt.
3. Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Bạn cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người.
4. Biên tập lại. Xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng.
5. Phân tích ý nghĩa của chúng.
6. Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ bản thân khỏi các nguy cơ, rủi ro.
7. Định kỳ cập nhật phân tích SWOT để kế hoạch tiếp tục phù hợp, hữu ích và hỗ trợ cải tiến.