1. Vấn đề khó khăn trong quản lý đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp lĩnh vực vật liệu xây dựng, sắt, thép luôn là doanh nghiệp chịu biến động mạnh mẽ từ thị trường. Trong khó khăn, không hẳn tất cả các doanh nghiệp đều chịu tác động xấu. Việc quản lý tốt doanh nghiệp là chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng doanh thu. Để khắc phục được các khó khăn hiện tại của Doanh Nghiệp, và hỗ trợ Doanh Nghiệp hoạch định được các kế hoạch trong thời gian tới. Meliasoft đã phát triển Giải pháp phần mềm quản lý Doanh nghiệp ngành sắt thép nhằm tạo nền tảng tốt nhất để Doanh Nghiệp phát triển.

Khó khăn thường gặp

• Khó khăn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất, phân tích dự báo thị trường, tối ưu hóa quy mô sản xuất với quy trình khép kín, hiệu quả, tiết giảm tối đa chi phí sản xuất, khả năng cạnh tranh về giá.
• Khó khăn trong việc sử dụng nguồn vốn tránh sử dụng vốn không hiệu quả, xây dựng kế hoạch xuất từ đơn hàng kết hợp tồn kho để xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp, quản lý chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, quản lý chính sách giá, chính sách chiết khấu khác nhau.
• Khó khăn trong việc thống kê doanh thu theo từng nhóm hàng/từng kênh bán hàng, phân bổ hàng, kiểm soát tình hình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng, khó khăn trong việc nhập hoặc xuất kho, quy đổi ra đơn vị tính còn lại?
• Khó khăn theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, công trình, hợp đồng, quản lý tốt hạn nợ, tuổi nợ theo từng khách hàng, tập hợp doanh thu bán hàng theo nhân viên thị trường, phân loại dễ thất thoát, tìm kiếm hàng hóa trong kho, quản lý mua hàng trong nước hoặc nhập khẩu, quản lý hàng hóa mua về xuất thẳng ra công trình, chi phí mua hàng lớn cần phân bổ
• Khó khăn trong việc thống kê, kiểm soát dòng tiền, cập nhật tình trạng đơn hàng nhân viên thị trường, lái xe theo thời gian thực, tính toán chiết khấu công nợ thường được tập trung xử lý định kỳ hàng tháng, gây khó khăn khi bán hàng, có thể xảy ra sai sót trong quá trìn tính toán chiết khấu cho các đại lý, quản lý chi phí theo từng khoản mục, công trình.

2. Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Thép

2.1 Hiện trạng

• Giao hàng thường bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan tác động,  dẫn đến chậm trễ thường xuyên... Các bộ phận chưa liên kết được với nhau, việc quản lý rời rạc, tổng hợp thông tin còn chậm, chưa hiệu quả.
• Không quản lý tốt hàng hóa theo mã quy cách sẽ thường xảy ra những nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, kiểm kê hàng hóa tồn kho.
• Thiếu các công cụ phân tích chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả trong đánh giá nhân sự, công cụ cảnh báo hỗ trợ cho người quản lý các thông tin một cách tức thời và chính xác. Việc lưu trữ tài liệu chưa khoa học.
• Công nợ nhà cung cấp, công nợ khách hàng, các khoản thu, chi không chính xác, mất nhiều thời gian đối chiếu số liệu thực tế và số liệu được thống kê. Xem báo cáo doanh số, lợi nhuận, còn tồn nhiều thời gian, không chính xác đến từng mặt hàng.

2.2 Mong muốn của khách hàng

-Mong muốn hệ thống được toàn bộ từ việc đặt hàng, nắm bắt được tình trạng giao hàng, công nợ, bảo hành sản phẩm, mô phỏng được các hoạt động sắp xảy ra, đang diễn ra và đã thực hiện, so sánh được giữa kế hoạch và thực tế, từ đó hỗ trợ công tác lập định mức, lập kế hoạch và hoạch định trong tương lai.

• Hệ thống thông tin vừa mang tính logic chặt chẽ cao, vừa đảm bảo được tính cá nhân hóa theo đặc thù ngành nghề, được theo dõi trên các giao diện đơn giản, linh  hoạt.
• Ngoài các quy trình mua, bán hàng, kế toán tài chính…, hệ thống có thể theo dõi được các hồ sơ, nhật ký xuyên suốt từ quá trình hình thành nhập mua nguyên vật liệu cho đến khi xuất bán thành phẩm. Từ đó hỗ trợ  công tác quản lý một cách tổng thể.
• Chuyển việc xem thông tin từ cách thụ động (hỏi-đáp) sáng chủ động (các báo cáo, cảnh báo từ hệ thống, smartphone…)

Giữ nguyên sơ đồ và màn hình phần mềm gốc. Phạm vi chức năng, tích hợp và báo cáo cần xác nhận khi khảo sát triển khai.

3. Quy trình quản trị tích hợp

3.1. Quản lý mua hàng

Yêu cầu quản trị mua hàng

3.2. Quản lý quy trình kho

Phân hệ quản lý kho cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình nhập xuất tồn kho tại công ty, hỗ trợ tối đa mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu tiền chết tại kho thông qua việc thống kê chính xác, tối ưu về hạn mức kho cũng như thời gian lưu kho.

Xây dựng thêm module Quản lý kho

3.3. Quản lý mã vạch

Thông tin chi tiết hàng hóa:

• Sử dụng mã vạch (barcode) để quản lý thông tin hàng hóa
• Phục vụ quản lý quy cách, màu sắc, chất liệu, nhà cung cấp… chi tiết của mã hàng, hỗ trợ tiện ích trong các khâu nhập xuất.
• Lên báo cáo nhập/xuất/tồn theo mã hàng hoặc theo chi tiết mã hàng.

Quản lý chi tiết mã hàng:

Tại chứng từ xuất kho: Chương trình sẽ check tồn chi tiết tới mã vạch để đưa ra cảnh báo

Báo cáo kho lên theo mã vạch

Báo cáo khi tổng hợp theo mặt hàng

3.4. Quản lý sản xuất

- Thống kê sản xuất tại các công đoạn, phần mềm xử lý được các nghiệp vụ sau:

      + Thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn, từng ca làm việc, từng máy (chuyền) sản xuất.

      + Thống kê tiêu hao: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ.

3.5. Quản lý bán hàng

Quản lý đầy đủ các khâu trong quy trình bán hàng từ Báo giá à Đơn hàng à Xuất hàng à Hóa đơn -> Thanh toán. Trợ giúp cho bộ phận kinh doanh – bán hàng, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách kịp thời, chính xác. Cung cấp nhiều tiêu chí phân tích bán hàng giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3.6. Quản lý tài chính kế toán

Phân hệ kế toán hỗ trợ nghiệp vụ kế toán, danh mục và báo cáo có thể cấu hình. Cần xác nhận chế độ kế toán, mẫu báo cáo và phạm vi triển khai áp dụng.

Hình ảnh báo cáo kế toán bán hàng

Hình ảnh báo cáo kế toán mua hàng

Kế toán giá thành sản phẩm:

Một số báo cáo quản trị

3.7. Quản lý nhân sự tiền lương

Phân hệ quản lý nhân sự – tiền lương hỗ trợ các công việc như tuyển dụng, đào tạo, theo dõi quá trình công tác, đánh giá nhân sự… đồng thời tính toán chi tiết các khoản lương, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cho từng cá nhân, cung cấp thông tin hữu ích giúp người quản trị có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự cũng như đánh giá chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Báo cáo lương:

3.8. Quản lý tác nghiệp

Quản lý hồ sơ, tài liệu: Quản lý file tài liệu là môt module mới trên Meliasoft 2020 giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ thông tin và tài liệu trên phần mềm. Tại đây, người dùng có thể quản lý dữ liệu theo dạng forder của window trên phần mềm.

Quản lý giao diện chát

Tích hợp trên các chứng từ và các module quản lý khác

3.9. Quản lý kế hoạch

Lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh; nó giúp các nhà quản lý định hướng cho hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng module quản lý kế hoạch sẽ hỗ trợ người quản lý lập ra những kế hoạch hoạt động hoặc bản dự toán công trình phù hợp với khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ có thể so sánh hoạt động thực tế với kế hoạch đưa ra nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• So sánh doanh thu, chi phí giữa kế hoạch và thực hiện.
• Phân tích sản lượng, doanh số bán hàng so sánh với kế hoạch, phân tích theo nhiều chỉ tiêu quản lý mã hàng, khách hàng, nhân viên…. sản lượng, doanh số mua hàng so sánh với kế hoạch,….
• Báo cáo so sánh với kỳ trước, cùng kỳ năm trước.
• Báo cáo so sánh tình hình thực hiện theo kế hoạch giữa các đơn vị thành viên với nhau.

3.10. Quản lý hợp đồng