1. Vấn đề khó khăn trong quản lý đối với doanh nghiệp
Những khó khăn, thách thức mà thị trường đặt ra cho quản lý phân phối Dược Phẩm hiện nay là: Quản lý ngày hết hạn của sản phẩm, truy vết hàng trong chuối cung ứng, quản lý hàng tồn kho, dự báo được nhu cầu thị trường hiện nay, quản lý; kiểm soát các trình dược viên ra ngoài thị trường, lên kế hoạch làm việc cho nhân viên, nắm bắt tình hình thị trường cũng như độ bao phủ thị trường, hệ thống báo cáo dữ liệu, hàng hóa trưng bày, quản lý chính sách giá cho từng kênh. Để khắc phục được các khó khăn hiện tại của Doanh Nghiệp, Meliasoft đã phát triển Giải pháp phần mềm quản lý ngành dược phẩm - mỹ phẩm nhằm tạo nền tảng tốt nhất để Doanh Nghiệp phát triển.
Khó khăn thường gặp
Hệ thống tác nghiệp điều hành chưa tốt, trong việc theo dõi doanh số theo các tiêu chí: mặt hàng, nhóm mặt hàng, khách hàng, trình dược viên, …. Các thủ tục trong giao dịch khách hàng sử dụng nhiều công cụ khác nhau, thiếu tính kế thừa, quy chuẩn, đồng bộ, quản lý theo dõi lô hạn sử dụng cũng như chất lượng sản phẩm?
Khó khăn trong việc quản lý mức giá cho từng đối tượng, kênh bán hàng , đơn vị tính sản phẩm, theo dõi được lượng tồn kho theo lô trực tiếp tại thời điểm xuất kho bất kỳ, tồn kho sổ sách lẫn tồn kho thực tế? Cập nhật thông tin đơn hàng?
Khó khăn trong việc quản lý tình trạng bán hàng theo từng thời điểm, thị trường của từng đối tượng, giám sát bán hàng, trình dược viên, nhân viên giao nhận, tính hiệu quả tiêu thụ từng sản phẩm ứng với mỗi thị trường, thời gian?
Khó khăn trong việc thực hiện các chương trình bán hàng, khuyến mại, chiết khấu, doanh số tích điểm, theo dõi doanh số bán hàng của các đơn vị thành viên, các đại lý, nhân viên kinh doanh, ngành hàng, sản phẩm hàng hóa...
Khó khăn trong việc theo dõi các khoản mục phí, hạn mức chi phí và hợp nhất số liệu giữa các đơn vị thành viên?
2. Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Dược phẩm - Mỹ phẩm
2.1 Hiện trạng
Khó khăn quản lý tự động giá bán theo từng chính sách giá như OTC, giá thầu cho từng bệnh viện…lịch sử giá, theo dõi được lượng tồn kho theo lô trực tiếp tại thời điểm xuất kho bất kỳ, tồn kho sổ sách lẫn tồn kho thực tế?
Khó khăn quản lý hàng hóa trong kho theo số lô, hạn dùng của nguyên liệu, thành phẩm, Quản lý theo dõi nhiệt độ kho, Quản lý kho theo vị trí, Quản lý mã thuốc và vật tư tiêu hao theo lô/date, hạn sử dụng, mã vạch?
Khó khăn trong việc theo dõi công nợ chi tiết theo đơn hàng, hóa đơn, số ngày nợ, công nợ quá hạn, quản lý kênh phân phối, theo dõi doanh số theo các tiêu chí: mặt hàng, nhóm mặt hàng, khách hàng, trình dược viên, ….?
Giữ nguyên sơ đồ và màn hình phần mềm gốc. Phạm vi chức năng, tích hợp và báo cáo cần xác nhận khi khảo sát triển khai.
Hình gốc: Mô hình ứng dụng
2.2 Mong muốn của khách hàng
-Theo dõi mọi hoạt động trên một hệ thống thông tin tập trung, liên kết chặt chẽ từ văn phòng đến nhà máy…, cải thiện chất lượng sản phẩm
Sử dụng phần mềm quản lý dược phẩm và mỹ phẩm có chức năng phù hợp, quy trình rõ ràng và giao diện thuận tiện theo nhu cầu khách hàng.
Tăng hoạt động hiệu quả và năng suất, theo dõi được số liệu kế toán độc lập giữa văn phòng, nhà máy, quản lý chương trình chiết khấu khuyến mại, quản lý lãi gộp…
Chuyển việc xem thông tin từ cách thụ động (hỏi-đáp) sang chủ động (các báo cáo, cảnh báo từ hệ thống, smartphone…)
3. Quy trình quản trị tích hợp
Hình gốc: Quy trình quản trị tổng thể
3.1. Quản lý mua hàng
Hình gốc: Quy trình mua hàngHình gốc: Diễn giải quy trình muaHình gốc: Tiến độ mua hàng
3.2. Quản lý quy trình kho
Hình gốc: Quy trình kho
Sử dụng song song 2 module Thống kê kho và Kế toán kho, phục vụ cho công tác quản lý cũng như đối chiếu số liệu giữa hai phần hành quản lý trên
Có tính năng link với phần mềm kế toán hiện tại
Cảnh báo hạn mức tồn tối đa, tối thiểu từng kho
Check hàng tồn trên tất cả các kho trong hệ thống
Hệ thống báo cáo kho: Cho phép so sánh dữ liệu kho và kế toán
Quy ước nguyên tắc theo dõi mã hóa, đối tượng quản lý
Hình gốc: Phiếu xuất kho kế toánHình gốc: Báo cáo quản lý kho
Trao đổi nhu cầu giải pháp ERP cho ngành dược phẩm và mỹ phẩm với ITVC
Gửi yêu cầu để ITVC tư vấn phạm vi dịch vụ và báo giá phù hợp.
Tại từng nghiệp vụ nhập xuất kho, phiếu thống kê… phần mềm xây dựng các luồng thông tin đầu vào, hỗ trợ người dùng cập nhật các nhóm đơn vị tính, đặc tính của nguyên liệu/bán thành phẩm/thành phẩm trong quá trình sản xuất
Hình gốc: Lệnh sản xuất
Thống kê sản xuất tại các công đoạn, phần mềm xử lý được các nghiệp vụ
Hình gốc: Tiến độ sản xuất
3.4. Quản lý bán hàng
Hình gốc: Quy trình bán hàng
Giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng/hợp đồng bán, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
Hình gốc: Đơn đặt hàng
Báo cáo phục vụ cho việc thống kê, phân tích số liệu kinh doanh
3.5. Tài chính và kế toán
Hình gốc: Sơ đồ kế toánHình gốc: Kế toán bán hàngHình gốc: Kế toán mua hàng
3.6. Quản lý nhân sự tiền lương
Quản lý nhân viên
Cập nhật thông tin chi tiết về nhân viên: Thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm, các văn bằng/chứng chỉ, Mã số thuế TNCN, Số TK trả lương,…
Quản lý hợp đồng lao động của từng nhân viên (hợp đồng học việc/thử việc/chính thức…), phân loại hợp đồng theo thời hạn hợp đồng…
Cập nhật các thông tin về những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc (hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật, tăng/giảm lương…)
Báo cáo biến động
Danh sách cán bộ nhân viên, chứng chỉ, văn bằng
Danh sách lao động nghỉ không lương, nhân viên tăng/giảm theo BP
Báo cáo thống kê số lượng nhân viên trong năm, thâm niên làm việc.
Danh sách nhân viên hết hạn hợp đồng (trong tháng) ;
hết hạn thử việc.
Hình gốc: Quy trình nhân sự và tiền lươngHình gốc: Danh sách nhân viên
Bảng lương
Khai báo đầy đủ thông tin nhân viên, theo dõi quá trình công tác của cán bộ nhân viên.
Khai báo linh hoạt, mềm dẻo các tham số lương
Khai báo bảng lương khác nhau cho từng đơn vị chi nhánh, cho phép copy khai báo giữa các đơn vị.
Cảnh báo nhân viên có sinh nhật trong tháng, nhân viên sắp hết hạn hợp đồng lao động, nhân viên có xếp hạng thấp trong nhiều kỳ liên tiếp…
Báo cáo lương:
Bảng lương tổng hợp, chi tiết tháng
Bảng lương thực lĩnh, thanh toán lương chuyển qua ngân hàng
Hình gốc: Khai báo bảng lươngHình gốc: Bảng lương theo bộ phận
Trao đổi nhu cầu giải pháp ERP cho ngành dược phẩm và mỹ phẩm với ITVC
Gọi ITVC để trao đổi trực tiếp về nhu cầu và phương án dịch vụ phù hợp.
